ค ม อแนะน าการใช งาน ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส

Transcription

1 ค ม อแนะน าการใช งาน ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส INFOMA : WebFlow TM บร ษ ทเอ กซ เซล ล งค จ าก ด อาคาร ไอ ทาวเวอร ช น ถนนว ภาวด ร งส ต แขวงจต จ กร เขตจต จ กร กร งเทพฯ โทร แฟ กซ HomePage. infoma@excelink.co.th

2 ระบบงานสารบรรณอ เล กทรอน กส INFOMA:WebFlow ระบบงานสารบรรณ INFOMA : WebFlow สารบ ญ หน า ระบบงานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (INFOMA:WebFlow)... 1 การเข าส เร มต นระบบงานสารบรรณ... 2 โปรแกรมเต อนเอกสารใหม... 2 ส วนประกอบของระบบงาน... 3 ส วนท 1. เมน หล ก... 3 ส วนท 2. รายละเอ ยดผ ใช งาน... 4 ส วนท 3. เมน ส งการเอกสาร... 4 ส วนท 4. การต งค าการใช งาน... 5 อธ บายเมน... 7 เมน หน งส อรอด าเน นการ... 7 เมน ทะเบ ยนรวม... 9 เมน รายการส งเอกสาร เมน เอกสารท ต องต ดตาม หน าแสดงรายการเอกสารจากผลการค นหา การลงร บเอกสาร การลงร บเอกสาร โดยป อนข อม ลรายละเอ ยดเอกสารใหม ท งหมด การแนบเอกสาร การเพ มหร อ ปร บปร งเอกสารแนบท าย การอ านเอกสารแนบเร อง และ อ านเอกสารเพ มเต ม การลงร บเอกสาร โดยร บเอกสารผ านระบบ (ร บเอกสารต นฉบ บ) การต กล บเอกสาร การต ดตามเอกสารต กล บท หน าจอผ ส ง สร าง/ทะเบ ยนเอกสารส งภายใน สร าง/ทะเบ ยนเอกสารส งภายนอก การแก ไขเอกสาร การป อนค าส งการ หร อ บ นท กการปฏ บ ต งาน การส งเอกสาร การป ดงาน หร อ ส งจบงาน การลบเอกสาร และ การยกเล กเอกสาร การตรวจสอบและส นส ดการตรวจสอบ การค นหาเอกสาร การพ มพ รายงาน การเปล ยนรห สผ านของผ ใช การออกจากระบบ Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. สารบ ญ

3 การเข าส ระบบงานระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส (INFOMA:WebFlow) เร ยกโปรแกรม Microsoft Windows ตามปกต จากน นเล อกโปรแกรม Internet Explorer ท ปรากฏเป นร ป Icon บนหน าจอเคร องคอมพ วเตอร หล งจากเข าโปรแกรม Browser แล ว ให ผ ใช งานป อน URL ส าหร บเข าส ระบบ ด งน URL: เข าส ระบบสารบรรณ ซ งในการป อนรห สผ าน ระบบจะแสดงผลบนหน าจอเป น เคร องหมาย ดอกจ นทร เพ อความปลอดภ ยในการใช งาน จากน น ตอบ ตกลง เพ อย นย นเข าระบบ กรณ ท ผ ใช ป อนช อหร อ รห สผ านไม ถ กต อง ระบบจะแจ งข อความเต อน เช น ป อนช อผ ด ระบบแจ ง ช อของท านไม สามารถเข าระบบได ป อนรห สผ ด ระบบแจ ง ท านใส รห สผ ด ไม สามารถเข าระบบได จากน นตอบ OK ระบบจะกล บมาหน าจอเด ม เพ อให ผ ใช ป อนช อและ รห สผ านอ กคร ง Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 1

4 เร มต นระบบงานสารบรรณ หล งจากป อนช อและรห สผ านถ กต อง ระบบจะตรวจสอบส ทธ การใช งาน (เช น ปกต อ านข อม ลอย างเด ยว) และระด บในการอ านเอกสาร รวมท งส ทธ ในการส บค นข อม ล เช น ด เอกสารระด บปกต,ล บ,ล บมาก ฯ จากน น ระบบจะ แสดงหน าหล กของระบบ ซ งประกอบด วยเมน งานต างๆ และ ช อ หน วยงานท ผ ใช ส งก ด ผ ใช สามารถตรวจสอบ ความถ กต องได จาก ส วนท 2 ด งปรากฏในหน าจอ ส วนท 1 เมน หล ก ส วนท 2 รายละเอ ยดผ ใช งาน ส วนท 3 เมน ส งการเอกสาร ส วนท 4 ต งค าการใช งาน โปรแกรมเต อนเอกสารใหม ตรวจสอบช อและหน วยงานจากหน าหล ก ขณะเด ยวก นระบบจะเป ดโปรแกรมเต อนเอกสารใหม (Flow Alert) ซ งจะปรากฏอย ท ม มบนด านซ าย ของ จอภาพ ระบบจะแสดงจ านวนรายการ เอกสารใหม ท ย งไม ลงทะเบ ยนร บให ทราบ (ส งเกตแถบส ฟ า) ผ ใช สามารถ เล อกเวลาท ต องการให ระบบเต อนได การต งเวลาเต อน กรณ ม เอกสารใหม ส งมาท หน วยงาน ผ ใช เล อกเวลาในการเต อนได โดยกดล กศรช ลง และเล อกเวลา เต อนตามท ก าหนด เช น 1 นาท, 3 นาท, 5 นาท หร อ หย ด หาก ต องการป ดหน าจอการเต อน แต ย งต องให โปรแกรมท างานตาม ท ต งเวลา ผ ใช สามารถป ดช วคราวโดยกดป ม (Minimize) หร อ กดป ม เพ อป ดโปรแกรม โดยการป ดจะไม ส งผลกระทบ ใดๆ ก บการท างานในระบบ หมายเหต ในกรณ ท ป ดโปรแกรมการเต อน ด วยการกดเคร องหมาย ผ ใช สามารถเร ยกโปรแกรม Flow Alert ได อ ก โดยกดป ม Refresh (F5) หร อกดเมน หล ก หน าหล ก อ กคร งหน ง Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 2

5 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส INFOMA:WebFlow ส วนประกอบของระบบงาน หน าหล ก เป นหน าจอแรก หล งจากเข าส ระบบงานสารบรรณ ซ งถ อเป นเมน หล ก ของระบบโดยม ส วนประกอบแบ ง ออกเป น 4 ส วน ด งน ส วนท 1. เมน หล ก ประกอบด วยเมน หล กท งหมดของระบบ ซ งจะแสดงอย ด านบน ในต าแหน งเด มของท กๆ หน าจอ ประกอบด วย :- หน าหล ก เล อกเม อต องการกล บมาหน าแรกหร อเมน หล กของระบบ (หน าแรก) ค นหา เล อกเพ อเข าส หน าจอ ค นหาเอกสารในสม ดงานของหน วยงาน พ มพ รายงาน เล อกเพ อการพ มพ รายงานร ปแบบต างๆ (ประเภทรายงาน) ออกจากระบบ ต องการออกจากระบบ โดยกล บมาหน าจอป อนช อและรห สผ านใหม หน าค นหา พ มพ รายงาน ออกจากระบบ Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 3

6 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส INFOMA:WebFlow ส วนท 2. รายละเอ ยดผ ใช งาน เช น แจ งช ส วนท 3. เมน ส งการเอกสาร แบ งเป น 7 เมน ค อ อผ ใช,หน วยงานท ส งก ด และช อองค กร หร อหน วยธ รก จ หน งส อรอด าเน นการ ประกอบด วยเมน ย อย เอกสารรอลงทะเบ ยน แสดงเร องซ งเป นรายการท ส งเข ามาใหม หร อ เร องเด มส งกล บมา เอกสารรอด าเน นการ แสดงเร องท อย ระหว างด าเน นการ เอกสารส งค น/เร ยกค น แสดงเร องท ต องตรวจสอบ เน องจากม การต กล บค นมาจากผ ร บ ลงทะเบ ยนร บส ง ลงร บเอกสาร เข าส หน าจอส าหร บป อนเอกสารร บเข าจาก ภายนอก หน วยงานของผ ใช สร าง/ทะเบ ยนเอกสารส งภายใน ส าหร บป อนข อม ลของเร องท ต องการออกเลขท เอกสารในหน วยงาน ส าหร บเว ยนภายในองค กร หร อ ต ดต อประสานงานในองค กร (ห วหน างาน ลงนาม) สร าง/ทะเบ ยนเอกสารส งภายนอก ส าหร บป อนข อม ลเพ อออก เลขท ส งออกภายนอกองค กร (ผ บร หารลงนาม) ค าส งพ เศษ ค าส งพ เศษ ส าหร บการส งเอกสาร ป ดงาน เป นจ านวนมาก หร อพ มพ รายงานสถ ต ทะเบ ยนรวม เอกสารร บเข า แสดงรายการของเอกสารท เป นเร องร บเข าจาก ภายนอก หร อ ลงร บผ านระบบ (ร บเอกสารมาจากหน วยงานอ น โดย ร บต นฉบ บจากเมน เอกสารรอลงทะเบ ยน) เอกสารภายในหน วยงาน แสดงรายการของเร องท หน วยงานผ ใช ออกเลขท ส าหร บเว ยนภายใน หร อออกเอกสารในนามหน วยงาน เอกสารออกภายนอก แสดงรายการของเร องท ออกเลขท ส ง ภายนอกท งหมด รายการส งเอกสาร งานส งถ ง ส าหร บตรวจงานท ส งไปหน วยงานอ นๆ หร อ ใช ด ง เร องท ส งไปหน วยงานอ น กล บมา เอกสารท ต องต ดตาม เอกสารท ต องต ดตาม รวบรวมเอกสารท กสถานะ (ระหว าง ด าเน นการ ส ง ป ด ตรวจสอบ)ท ก าหนดให เป นเอกสารต องต ดตาม หน งส อย มค น แสดงรายการของเร องท บ นท กประว ต การย มค นไว ส าหร บการต ดตามต นฉบ บ ควบค มระบบ ผ ด แลระบบ จ ดการเก ยวก บผ ใช, หน วยงาน หร อการต งค าระบบ Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 4

7 ส วนท 4. การต งค าการใช งาน สามารถปร บแต งการใช งาน และม เคร องม อ และการสล บเปล ยนตะกร างานและฐานข อม ล เพ ออ านวยความสะดวกแก ผ ใช งานในล กษณะ Single Log in ปร บแต งการใช งาน การปร บแต งจ านวนเร องท ต องการให แสดงภายใน 1 หน ารายการเอกสาร โดยผ ใช เล อกจ านวนเร องท ต องการ จากน นเล อก หน าจอแสดงรายการเอกสาร ระบบจะแสดงจ านวนรายการตามท เล อกไว เปล ยนรห สผ าน ส าหร บการเปล ยนรห สผ านของผ ใช รายละเอ ยดผ ใช งาน แสดงรายละเอ ยดช อ-สก ล หน วยงาน ส ทธ การใช งาน ช นความล บเอกสารท ได ร บส ทธ โดยแสดงท กตะกร างานท ผ ใช ม ส ทธ ช วยเหล อ แสดงค ม อการใช งานของระบบ Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 5

8 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส INFOMA:WebFlow การต ดต งโปรแกรม ส าหร บดาวน โหลดโปรแกรมเสร ม เช น Web Report, WebScan, WebViewer เป นต น เปล ยนฐานข อม ล ส าหร บเปล ยนการใช งานป ฐานข อม ลสารบรรณ โดย ไม ต องออกจากระบบก อน เปล ยนหน วยงาน ส าหร บเปล ยนตะกร าการท างานในฐานข อม ล เด ยวก น โดยไม ต องออกจากระบบ ระบบจะแสดงช อตะกร างานรองท ม ส ทธ สามารถกดเล อก แล วกดตกลงเพ อเข าท างานตะกร าน นๆได เลย เข าส หน วยงานหล ก ส าหร บเปล ยนมาท างานตะกร าหล ก (หน วยงาน แรกท เข าส ระบบได ) หมายเหต เมน เปล ยนหน วยงาน และเข าส หน วยงานหล ก จะปรากฏเฉพาะช อผ ใช ท เข าระบบมา และม ส ทธ เข าท างานได มากกว า 1 ตะกร างาน Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 6

9 อธ บายเมน เมน หน งส อรอด าเน นการ เมน หน งส อรอด าเน นการ รวบรวมงานรอด าเน นการใน ล กษณะต างๆก น เป น 3 เมน ค อ หน งส อรอลงทะเบ ยน จะแสดงรายการท หน วยอ นๆ ส งเอกสารผ านระบบมาให (IN BOX) เช น งานธ รการส วนงานกลาง ร บเอกสารจากหน วยงานอ น และส งเร องมาให โดยระบบจะแสดงเฉพาะรายการใหม ท ผ ใช ย งไม ได ร บเลขทะเบ ยนเอกสาร ส งเกตจากช อง ทะเบ ยน จะเป นเคร องหมายร ปกระดาษ เพ อให ผ ใช กดเข าไป ด าเน นการร บเอกสารต นฉบ บ จากระบบ (ร บ/ให เลขทะเบ ยนเอกสาร) หร อ เร องเด มท เคยส งให หน วยงานอ นๆ และ หน วยงานอ นๆ น นได ร บและ ส งเร องค นมาให ส งเกต ระบบจะร บเอกสารให อ ตโนม ต โดยให เป นเลขทะเบ ยนเด ม ส งเกตสถานะเป น แฟ มป ด หน งส อรอลงทะเบ ยน หมายเหต ร ปกระดาษ หมายถ ง เอกสารท ย งไม ลงทะเบ ยนร บ ส ฟ า รายการท จะม เอกสารฉบ บจร งส งมาให ด วย ส ส ม รายการท ไม ม เอกสารฉบ บจร งส งมา โดยผ ส งให ผ ร บ อ านเอกสารแนบจากระบบ ส ญล กษณ หมายถ ง รายการน นย งไม ได เป ดอ าน (จากการกดด รายละเอ ยด) หากเป นส แดง หมายถ ง งานท เลยก าหนดระยะเวลาด าเน นการ ย งไม เป ดอ าน ส ญล กษณ หมายถ ง รายการน นม การเป ดอ านแล ว (จากการกดด รายละเอ ยด) Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 7

10 หน งส อระหว างด าเน นการ จะแสดงรายการท ร บเข ามาในหน วยงาน ซ งเป นเร องท ม เลขทะเบ ยนแล ว หร อ เป น งานสร าง/ทะเบ ยนเอกสารส งภายใน และอย ในระหว างด าเน นการ ย งไม ป ดงาน ย งไม จ ดส งไปหน วยงานใดๆ ระบบ จะแสดงข อม ล ส งเกตสถานะเป น ร ปนาฬ กา (ก าล งด าเน นการ) หน งส อระหว างด าเน นการ หน งส อต กล บ ระบบจะแสดงรายการท ผ ดปกต เพ อให ผ ใช เข าไปตรวจสอบ โดยส งเกตจ านวนเร องท แจ งด านใต เมน ส วนเร องท อย ภายในเมน น เช น เป นเร องท มาจากผ ใช ส งเร องให หน วยงานท 2 และหน วยงานท 2 พ จารณาแล ว ว าเร องไม เก ยวข องก บหน วยงานของตนเอง เจ าหน าท หน วยงานท 2 จะส ง ต กล บ เอกสารค นมา โดยส งเกต สถานะ ของเร องจะเป น ร ปดาวส แดง หน งส อต กล บ Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 8

11 เมน ทะเบ ยนรวม ประกอบด วย 3 เมน ซ งแต ละเมน จะแสดงเอกสารตาม ประเภทเมน ท เล อก เช น งานร บเข า, งานสร างส งภายใน, หร อ งานสร างส งภายนอก ระบบจะแสดงเอกสารท กสถานะ ท กเร องของแต ละประเภท ผ ใช สามารถส งเกตได ว าอย ท เมน ใดอย จาก map ด านบน ด งภาพ เมน เอกสารร บเข า รวมงานร บเข าท กสถานะ (ระหว างด าเน นการ ส ง ป ด ตรวจสอบ ฯลฯ) เมน เอกสารภายในหน วยงาน รวมงานสร างส งภายในท กสถานะ (ระหว างด าเน นการ ส ง ป ด ตรวจสอบ ฯลฯ) ส งเกตได จากส ญล กษณ เอกสารสร างส งภายใน เมน เอกสารออกภายนอก รวมงานสร างส งภายนอก ส งเกตได จากส ญล กษณ เอกสารสร างส งภายนอก Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 9

12 เมน รายการส งเอกสาร รวบรวมรายการเอกสารท กประเภท (งานร บเข า สร างส งภายใน สร างส งภายนอก) ท ผ ใช ส งให หน วยงานอ น ส าหร บตรวจสอบการ ร บเอกสาร การด าเน นงาน และส าหร บด งเอกสารกล บ ท งน สถานะเอกสาร และเลขทะเบ ยนในหน าน เป นของหน วยงานท ผ ใช ส งให ส งเกตได จากช อหน วยงานส งถ ง จากภาพ จะส งเกตเห นว า เร องเด ยวก น ส งถ งหลายหน วยงาน ระบบจะแสดงรายการเอกสารของผ ร บท งหมด เมน รายการส งเอกสาร แสดงรายการเอกสารท ส งถ งหน วยงานต างๆ แสดงสถานะเอกสาร และเลขทะเบ ยนของผ ร บเอกสาร แสดงเอกสารท กประเภทของผ ใช ส งเกตส ญล กษณ ประเภทเอกสารสร างส งภายใน สร างส งภายนอก หากเป นเอกสารร บเข า ไม ม ส ญล กษณ เมน เอกสารท ต องต ดตาม รวบรวมเอกสารท กสถานะท ก าหนดให เป นเอกสาร ต ดตามการ ท างาน สามารถก าหนดได จากเมน แก ไข, บ นท กงาน และเมน ส ง เอกสารจะม ส ญล กษณ ต ดตามงาน ด งภาพ เมน เอกสารท ต องต ดตาม แสดงรายการเอกสารท กประเภท ท กสถานะท ก าหนดให เป นเอกสารต ดตามการท างาน หมายเหต หน าแสดงรายการเอกสารท กเมน ข างต น ปกต จะแสดงข อม ลใหม ก อน แต ผ ใช สามารถ ส งเร ยงข อม ล ตามคอล มน ตามท ผ ใช ต องการได โดยกดท ห วคอล มน ระบบจะเร ยงจากน อยไปมาก และมากไปน อย ตามการกดแต ละคร งท สล บก น ส งเกตจากเคร องหมายร ป สามเหล ยม ด านฐานอย ด านล าง จะเร ยงจากน อย ไปมาก ด านฐานอย ด านบน จะเร ยงจากมาก ไปน อย Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 10

13 หน าแสดงรายการเอกสารจากผลการค นหา เมน ส งการเอกสารต างๆข างต น และหน าจอแสดงรายการเอกสารจากการค นหา จะแสดงรายการในร ปแบบ เด ยวก น ซ งผลการค นหา จะแสดงรายการเอกสาร ข นอย ก บเง อนไขในการค น หากไม ระบ ประเภทเอกสาร (งานร บเข า สร างส งภายใน สร างส งภายนอก) ระบบจะแสดงรายการเอกสารท กประเภท ด งภาพด านล างน (ส งเกตว า เป นก าล ง ท างานใน mode ค นหา จากแถบเมน หล กท เน นท ป ม ค นหา ) อธ บายรายละเอ ยดในหน าแสดงรายการเอกสาร ร ปแบบการแสดงรายการเอกสารแต ละรายการ แบ งออกคอล มน 9 ส วน ด งน ส ญล กษณ เอกสารแนบ แสดงเป น icon ของเอกสารท แนบ เช น หากม เอกสารแนบ เพ มเต ม จะแสดงเป นส ญล กษณ ท เลขทะเบ ยน ให กดท เลขทะเบ ยนเพ อด เอกสารแนบเพ มเต ม 2 ส ญล กษณ แสดงสถานะของเอกสาร เช น (เหล อง) รายการน นย งไม ได เป ดอ าน (จากการกดด รายละเอ ยด) (แดง)งานท เลยก าหนดระยะเวลาด าเน นการ ย งไม เป ดอ าน รายการน นย งไม ได เป ดอ าน (จากการกดด รายละเอ ยด) (ฟ า) งานระหว างด าเน นการ ท ลงร บ สร างไว แต ย งไม ได ส งหร อย งไม ป ดงาน (แดง) งานระหว างด าเน นการ ท ลงร บ สร างไว แต ย งไม ได ส งหร อย งไม ป ดงาน และเลยระยะเวลาด าเน นการ งานท ป ดงานแล ว งานท ส งเร องต อไปแล ว งานท ยกเล กแล ว งานอย ระหว างตรวจสอบ งานท ถ กด งกล บ/ต กล บ 3 ส ญล กษณ แสดงความด วนของเอกสาร เช น ไม ม ส ญล กษณ ความด วน เป นปกต ด วน ด วนมาก ด วนท ส ด 4 ส ญล กษณ แสดงประเภทของเอกสาร ม 3 ประเภท ค อ ไม ม ส ญล กษณ หมายถ ง เอกสารร บเข า หมายถ ง เอกสารสร างส งภายใน หมายถ ง เอกสารสร างส งออกนอกองค กร Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 11

14 5 เลขทะเบ ยน แสดงเลขทะเบ ยนเอกสาร หร อหากย งไม ลงร บเอกสาร แสดงเป น หร อ ผ ใช สามารถกดเพ อเข าไปส งการ ก บเอกสารเร องท เล อกกดได ได แก การด รายละเอ ยดเอกสาร บ นท กงาน ส งเอกสาร ป ด งาน ตรวจสอบ ส นส ดการตรวจสอบ ลบเอกสาร จ ดเก บเอกสาร และย มค นเอกสาร หน ารายละเอ ยดเอกสารและส งการท างาน เม อกดท เลขทะเบ ยน หร อร ปกระดาษจากหน าแสดงรายการเอกสาร 6 เอกสารเลขท ผ ใช สามารถกดเพ อเข าไป ตรวจสอบ,ต ดตามข นตอนการท างาน ตลอดจนอ านค าส งการ หร อบ นท กการท างานของแต ละหน วยงาน ท เอกสารด าเน นการผ าน ว นท แสดงว นท ลงร บ-สร าง (กรณ เป นเจ าของผ สร างเอกสาร) หร อว นท ส งเอกสาร (กรณ ได ร บเอกสารจาก หน วยงานอ น) เวลา แสดงเวลาท ลงร บ-สร าง (กรณ เป นเจ าของผ สร างเอกสาร) หร อเวลาส งเอกสาร (กรณ ได ร บเอกสารจาก หน วยงานอ น) เร อง แสดงรายละเอ ยดของเอกสาร โดยแสดงเร อง และข อม ล จาก ถ ง ตามท กรอกไว ในการสร างเอกสาร Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 12

15 การลงร บเอกสาร กรณ ม เอกสารส งเข ามาในหน วยงาน ซ งอาจเป นเอกสารจากหน วยงานอ นๆ ภายในองค กร หร อ เอกสารจาก หน วยงานนอก องค กร เช น เอกสารเว ยนจากภายนอก ซ งการร บเอกสารสามารถร บได 2 ว ธ 1. ป อนข อม ลรายละเอ ยดเอกสารใหม ท งหมด (จากเมน ลงร บเอกสาร) 2. ร บเอกสารผ านระบบ (ร บเอกสารต นฉบ บ จากเมน งานรอลงทะเบ ยน/รอผ ปฏ บ ต ) 1. การลงร บเอกสาร โดยป อนข อม ลรายละเอ ยดเอกสารใหม ท งหมด เอกสารจากภายนอกท ส งเข ามาใน องค กร โดยผ านหน วยงานสารบรรณกลาง, หร อ เอกสารท หน วยงานภายนอก องค กร ส งตรงมาย งหน วยงานภายใน (By Hand, By FAX) หร อ ร บเร องจากหน วยงาน ท ไม ม ระบบงานสารบรรณต ดต ง (ไม ส งเอกสารผ านระบบ) ผ ใช สามารถลงร บเอกสาร โดยต องป อนข อม ลรายละเอ ยดเอกสาร ท หน าหล ก เมน ลงร บเอกสาร หร อ เล อกจากทางล ดเมน ด านบน (บร เวณส ฟ าท แสดงช อ-ส งก ดผ ใช งาน เม อไม ได อย ท หน าหล ก) หล งจากเล อกระบบจะ แสดงแบบฟอร มให ป อนรายละเอ ยด เพ อใช เป นการอ างอ ง หร อ เร ยกค นเอกสาร การลงร บเอกสาร Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 13

16 รายละเอ ยดเอกสาร ท บ นท ก (Document Index) ได แก ประเภทเอกสาร เล อกประเภทเอกสารท ร บเข าโดยกดล กศรช ลง กรณ ลงทะเบ ยนร บเอกสาร แยกเล ม เลขทะเบ ยน เลขทะเบ ยนร บเอกสาร เว นว างไว หากต องการให ระบบน บเลขทะเบ ยน ต อไปให อ ตโนม ต หร อ ป อนเลขทะเบ ยนท ต องการลงไปในช องร บข อม ลเอง ระบบจะร บเลขทะเบ ยน ท ป อน และ จะไม น บเลขทะเบ ยนเพ มข นให ซ งเลขทะเบ ยนท ป อน ควรเป น การป อนเลขทะเบ ยนย อนหล ง กรณ แทรกเลขทะเบ ยนเท าน น ส าหร บ การป อนเลขทะเบ ยนกรณ ท ต องแทรกเลข ผ ใช จะต องป อนเลขทะเบ ยนท ไม ซ าก บเลขท เคยร บเข ามา และย งใช อย ในตะกร าของตน หร อ ป อนเป นเลขทศน ยม 2 ต าแหน งระหว างช วงเลขท ต องการแทรก เลขท เอกสาร เลขท เอกสารตามจร ง (ท ปรากฏอย ในเอกสารต นฉบ บ) สามารถป อนได 50 ต วอ กษร หากสร างต นแบบเร องเก บไว เล อกเร องได จากป ม จ านวน ป อนจ านวนเลขทะเบ ยนท ต องการสร าง ว นท และ เวลาร บ ว น/เวลาร บเอกสาร ระบบจะข นให อ ตโนม ต ลงว นท 2 ป อนว นท ท ระบ ในเอกสาร ระบบจะปรากฏว นท ป จจ บ นให ก อน ผ ใช สามารถเปล ยนแปลงโดยการ ป อนว นท ท ต องการ หร อ เล อกว นท จากปฏ ท น โดยกดป ม ด านท ายของช องว นท ช นความเร ว เอกสารเร องท ป อน หากต องการระบ ความเร งด วนในการท างาน สามารถ เล อกได โดยกดล กศรช ลง เพ อเล อก ปกต ด วน ด วนมาก ด วนท ส ด ช นความล บ: เอกสารเร องท ป อนม การระบ ช นความล บในการเป ดอ านเอกสาร เช น ปกต ล บ ล บมาก ล บท ส ด หมวดเอกสาร : ก าหนดหมวดหม ของเอกสาร หากผ ใช ไม ก าหนด ระบบจะก าหนดให เป น เอกสารท วไป อ างถ ง : ป อนข อม ลอ างถ ง ท ม การ ระบ ในเอกสารซ งป อนได 100 ต วอ กษร ส งท ส งมาด วย : ป อนรายละเอ ยดของ ส งท ส งมาด วยป อนได 100 อ กษร จาก : ป อนช อหน วยงานท ส งมาให โดยป อนได 100 ต วอ กษร หร อ เล อกรายช อหน วยงาน โดย - กดป ม 3 ด านท ายช อง จาก เพ อแสดงรายช อหน วยงานภายใน ท ใช ระบบสาร บรรณอ เล กทรอน กส INFOMA: WebFlow ป อนค าค นแล วกดป มค นหา หร อกดป มค นหา เลย ระบบจะแสดงช อหน วยงานท งหมด กดท หน วยงานท ต องการเพ อเล อก Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 14

17 ถ ง - กดป ม 4 ด านท ายช อง จาก เพ อแสดงรายช อหน วยงานภายนอกท ต ดต อด วย บ อย และได สร างช อไว ในระบบ จากเมน ควบค มระบบ ผ ใช สามารถป อนค าค นแล วกดป ม ค นหา หร อกดป มค นหาเลย ระบบจะแสดงช อหน วยงานท งหมด กดท หน วยงานท ต องการ เพ อเล อก : ป อนช อหน วยงานท ระบ ถ งในเอกสาร ป อนได 100 ต วอ กษร หร อ เล อกรายช อหน วยงานจากป ม หร อ เหม อนก บการท างานห วข อ จาก เร อง : ป อน ช อเร องของเอกสาร สามารถป อนได 255 ต วอ กษร รายละเอ ยด : รายละเอ ยดเพ มเต ม หร อเน อเร องสร ป สามารถป อนได 2 ล านต วอ กษร ว ธ การน าส ง : กดล กศรช ลงเพ อเล อกว ธ การน าส ง ว ตถ ประสงค : กดล กศรช ลงเพ อเล อก ว ตถ ประสงค ของเร องท ร บมา น าเสนอ/ผ ปฏ บ ต : บ นท กเพ มเต มเก ยวก บผ ปฏ บ ต งาน หร อส งเร องเสนอผ บ งค บบ ญชา อาย เอกสาร : ก าหนดอาย ของเอกสาร หร อ กดป มส เหล ยมด านท าย ระบบจะแสดง ปฏ ท นให เล อก ซ งหล กการท างานจะเหม อนการเล อกว นท เอกสาร 2 ต ดตามผลการท างาน : ผ บ นท กท าส ญล กษณ ไว เพ อให สะดวกต อการรวบรวมเอกสารต อง ต ดตามภายใต เมน เอกสารท ต องต ดตามท หน าหล ก ท เก บเอกสาร : ผ บ นท กข อม ลสามารถป อน สถานท เก บเอกสารต นฉบ บตามจร งเพ อ ใช อ างอ ง ด าเน นการเสร จว นท : ป อน หร อเล อกว นท เพ อ ก าหนดว นท ท ต องด าเน นงานเสร จ 2 หมายเหต : ข อความหมายเหต ท ต องการบ นท กเพ ม ป อนรายละเอ ยดเอกสารเท าท ม หากไม ม สามารถเว นว างไว ยกเว นข อม ลในช องส แดง ซ งเป นข อม ลพ นฐาน ของเอกสารแต ละฉบ บ เพ อประโยชน ในการค นหาข อม ลต อไป ป อนรายละเอ ยดเอกสาร Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 15

18 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส INFOMA:WebFlow เม อป อน รายละเอ ยดจนสมบ รณ แล ว ระบบจะให ผ ใช เล อกด าเน นการต อ โดยเล อกป มท างาน อธ บายป มการท างาน กดป ม เพ อบ นท กเร องเข าส ระบบ กดป ม เม อต องการยกเล กเร อง โดยระบบจะล างข อม ลตามช องป อน ต างๆ ให ว างและอย หน าจอ การสร างเอกสารเด ม เพ อรอผ ใช ป อนข อม ลใหม หร อ ด าเน นงานในห วข ออ นต อไป กดป ม เม อต องการบ นท กเร องเข าส ระบบ พร อมท งให ระบบเก บ รายละเอ ยดข อม ลต นแบบไว ใช เล อกเป นต นแบบในภายหล ง เม อกดป มสร าง หร อสร างและเก บต นแบบข อความแล ว ระบบจะให เลขทะเบ ยน และว นท -เวลาลงร บด งภาพ ผ ใช สามารถเล อกแนบเอกสารต นฉบ บหร อไม ก ได ในหน าน ส งเกต ข นตอนการท างาน ผลการลงร บเอกสาร กรณ ท ต องการแนบเอกสาร (Attach File) สามารถเล อกได 2 ว ธ ตามชน ดของเอกสารท ต องการแนบ 1. แนบไฟล ข อม ลส าเร จร ปชน ดต างๆ ด วยว ธ Browse 2. แนบข อม ลท เป น กระดาษ ด วยว ธ Scan กรณ ไม ต องการแนบเอกสาร ผ ใช สามารถเล อกข นตอนการท างานต อ ได 2 ว ธ ด งน 1. กดป ม << ป อนเร องใหม เม อต องการกล บไปหน าจอลงร บเอกสาร เพ อป อนข อม ลเร องใหม ต อไป 2. กดป ม ด าเน นการต อ >> เม อต องการส งการต อไป ก บเร องท ลงร บน ให จบข นตอนท ต องการ เช น แก ไขข อม ล, บ นท กการท างาน, ส งเอกสารต อ เป นต น Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 16

19 การแนบเอกสาร 1. แนบไฟล ข อม ลส าเร จร ปชน ดต างๆ ด วยว ธ Browse ผ ใช กดป ม Browse ระบบแสดงหน าจอให เล อกไฟล ท ต องการส งเข าระบบ เพ อแนบไปพร อมก บเร อง เอกสาร ผ ใช เล อกไฟล ข อม ล จากแหล งต นทางซ งเป นเคร องท ใช ท าระบบอย ในขณะน เม อเล อกได ไฟล ท ต องการแล ว กดป ม Open เพ อเป นการส งช อไฟล ต นทางเข าระบบ จากน นกดป ม แนบเอกสาร Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 17

20 2. แนบข อม ลท เป น กระดาษ ด วยว ธ Scan ผ ใช กด Scan ระบบจะข นหน าต างส าหร บสแกนเอกสารผ านโปรแกรม INFOMA:WebScan จากน นกดป ม Scan New ระบบแสดงหน าต าง ให เล อกร ปแบบการ ถ ายภาพเอกสารเข าส ระบบ ต งค าความละเอ ยด (resolution) ขนาดกระดาษ และประเภทเอกสาร (greyscale, text, colour) แล วกด Scan Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 18

21 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส INFOMA:WebFlow เม อสแกนเร ยบร อยแล ว กด Transfer หมายเหต ในข นตอนการส งสแกนเอกสาร หน าจอท ปรากฏ จะแสดงหน าจอตามย ห อและร นของ Scanner ท ต อพ วงก บระบบ จากต วอย างหน าจอ เป น Scanner Fujitsu ร น M3093GX ซ งการใช งาน สแกนเนอร ร นอ นๆ ถ อเป นส วนของมาตรฐานท วไป ผ ใช อาจจะต องท าความเข าใจก บการใช ฟ งก ช น ในการสแกนแต ละร นด วย ข อควรระว ง เอกสารท สแกนส วนใหญ ม กเป น เอกสารขาว-ด า ผ ใช ควรเล อกสแกนแบบ B&W (Text) เพ อประหย ดเน อท ในการจ ดเก บ ส วนล กษณะอ น ๆ ให เล อกตามชน ดของภาพ ซ งสแกนเนอร บางร น อาจจะม การเล อกร ปแบบการสแกน ได หลายแบบ เช น Scanning Type สามารถเล อกได 3 แบบ ด งน Flatbed scan เล อกสแกนแบบเป ดฝาถ าย โดยคว าหน าท ต องการถ ายลงท บนส วนการอ านภาพ ADF scan เล อกสแกนแบบ Auto Feeder สามารถถ ายได คร งละหลาย ๆ หน าเอกสาร ADF & Duplex scan เล อกสแกนแบบ Feed และ ถ ายท งด านหน า-หล งในการ Feed คร งเด ยวก น Resolution เล อกความละเอ ยดในการสแกน โดยท วไปก าหนดไว ท 200 x 200 dpi ท งน ข นอย ก บค ณภาพ และความคมช ดของเอกสารท น ามาถ าย Frame Area เล อก พ นท ท ต องการ Scan โดยท วไปก าหนดขนาดไว ท Size A4 document จากน นให ผ ใช กดป ม Scan เพ อท าการถ ายภาพโดย ภาพท ได จะปรากฎบนจอภาพ และ ถ าต องการ Scan ภาพต อ สามารถเล อกได จาก Function Scan ด งน Appended Scanned Page เป นการสแกนต อท ายจากภาพ ท ก าล งแสดง Insert Scanned Page เป นการสแกนโดยการแทรก ในหน าท ต องการ Rescan Scanned Page เป นการสแกนโดยถ ายภาพสแกนใหม อ กคร ง โดยท บหน าเอกสารท ปรากฏ Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 19

22 การเพ มหร อ ปร บปร งเอกสารแนบท าย เอกสารแต ละเร องผ ใช สามารถแก ไขเอกสารแนบต นฉบ บ หร อ เพ มเต มเอกสารแนบได ไม จ าก ดเอกสารแนบ โดยผ ใช เข ามาหน ารายละเอ ยดเอกสาร ส งเกตด านล างของรายละเอ ยด การอ านเอกสารแนบเร อง และ อ านเอกสารเพ มเต ม ในระบบผ ส ง หร อ ผ ร บสามารถแนบข อม ลไปพร อมก บเร องได ซ งหล งจากแนบเร องแล ว สามารถอ านเอกสาร แนบได โดยกดท ส ญล กษณ ด านหน ารายการเอกสาร หร อในหน ารายละเอ ยดเอกสาร ซ งภายหล ง จากท ผ กดส ญล กษณ ระบบจะแสดงภาพเอกสารบนหน าจอ กดอ านเอกสารแนบ Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 20

23 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส INFOMA:WebFlow 2. การลงร บเอกสาร โดยร บเอกสารผ านระบบ (ร บเอกสารต นฉบ บ) เป นการลงร บเอกสาร อ กว ธ ท ระบบช วยลดข นตอนการป อนรายละเอ ยดเร อง ซ งให ผ ใช ท างานง าย และรวดเร ว ข น ผ ใช ไม ต องป อนรายละเอ ยดเอกสาร เพ ยงแต เอกสารท จะลงร บ ต องเป นเอกสารท หน วยงานภายในองค กร ได ใช ระบบสารบรรณ ส งเร องผ านมาให หน วยงานของผ ร บ โดยต วเร องท ส งมาจะรวมอย ภายใต หน าหล ก เมน หน งส อรอ ด าเน นการ (ส งเกตจ านวนเร องมาใหม ใต เมน หน งส อรอลงทะเบ ยน) ผ ใช สามารถตรวจสอบเอกสารได สะดวก หน าหล ก การเข าห วข อ หน งส อรอลงทะเบ ยน ผ ใช อาจกดท เมน ใน หน าหล ก หร อ เล อกจากทางล ดเมน ด านบนของ บางหน าจอ และในหน าหล ก ผ ใช สามารถตรวจสอบจ านวนเอกสารใหม ได จาก ข อความแจ งจ านวนภายใต เมน หน งส อรอลงทะเบ ยน จากต วอย าง ระบบแจ งม เอกสารใหม จ านวน 6 รายการ และเม อเล อกเมน ระบบจะแสดงรายการ เอกสารใหม ระบบแจ งจ านวนเอกสาร ในส วนรายละเอ ยดผ ใช งาน และเมน ล ด รายการเอกสารใหม รอ ลงทะเบ ยน ช องเลข ทะเบ ยนเป นร ปกระดาษ ด งท Tool Tip ช วยอธ บาย การใช งาน เม อกดเข ามาจากเมน ระบบแสดงรายการเอกสารใหม รอลงทะเบ ยน (ย งไม ม เลขทะเบ ยน) ระบบจ งก าหนด ส ญล กษณ เลขทะเบ ยนเป นร ปกระดาษ โดย กระดาษ ส ฟ า แสดงรายการท จะม เอกสารฉบ บจร งส งมาให ด วย เม อได ร บต นฉบ บแล ว จ งจะลงทะเบ ยน ส ส ม แสดงรายการท ไม ม เอกสารฉบ บจร งส งมา โดยผ ส งให ผ ร บ อ านเอกสารแนบจากระบบ ในหน าจอ เอกสารรอลงทะเบ ยน ผ ใช สามารถตรวจสอบรายละเอ ยดต างๆ เช น อ านเอกสารแนบ ด รายละเอ ยดหร อ ต ดตามข นตอนการท างาน ก อนการลงร บเอกสารผ านระบบโดยกดท เคร องหมาย กระดาษ ท รายการท ต องลงร บ ระบบจะแสดงหน าจอรายละเอ ยดของเร อง Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 21

24 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส INFOMA:WebFlow รายละเอ ยดเอกสาร ผ ใช กดป ม ร บต นฉบ บ เพ อเร มข นตอนการลงร บเอกสาร หร อ กดป ม << กล บ ส าหร บไปหน าจองานรอ ลงทะเบ ยน หากย งไม ต องการร บเอกสารตอนน ลงร บเอกสารต นฉบ บ หล งจากผ ใช กดป ม ร บต นฉบ บ ระบบจะแสดงหน าจอพร อม ท งแจ งว นท และเวลา เลขทะเบ ยนล าส ดให ก อน ผ ใช สามารถเปล ยนแปลงเลขทะเบ ยนได เอง เช น อาจะเปล ยนเป น 5.10 (เป นเลขทศน ยม 2 หล ก) หร อ กดตกลง เพ อ ร บเลขทะเบ ยนท ระบบก าหนดมาให และแสดงหน าผลการลงร บเอกสาร ด งภาพ ผลการลงร บเอกสาร ระบบจะแจ งเลขทะเบ ยน,ว นท, เวลา ท ร บเอกสาร ซ งผ ใช สามารถน าเลขท ทะเบ ยน,ว นท เวลา ท ระบบแจ งให ทราบ เข ยนในตาประท บในเอกสารได เอง ผ ใช สามารถกดป ม เพ อกล บไปหน าจอ หน งส อรอลงทะเบ ยน Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 22

25 การต กล บเอกสาร ในกรณ ท ผ ใช ตรวจสอบพบว ารายการเอกสารบางรายการในหน า หน งส อรอลงทะเบ ยน ไม ใช เอกสารของ หน วยงานตน หร อ ผ ส ง ส งเอกสารมาผ ดหน วยงาน ผ ใช สามารถส งเร องค น หร อ ต เอกสารกล บค น หน วยงานต นทาง โดยกดท เคร องหมาย กระดาษ ในหน ารายการงานรอลงทะเบ ยน และ กดป ม ต กล บ ในหน ารายลเอ ยดเอกสาร กดท กระดาษ หน ารายละเอ ยดเอกสาร กดป ม ต กล บ ระบบจะแสดงหน าจอการต กล บเอกสาร ผ ใช จะต องป อน เหต ผลของการต กล บเอกสาร ในช อง บ นท กการต กล บ โดยระบบจะน าข อความท ป อนไปแจ งหน วยงานผ ส ง ให ทราบถ งเหต ผลของท านท ต กล บเน องจากอะไร จากน น กดป ม ตกลง เพ อย นย นการต กล บเอกสาร หน าต กล บเอกสาร กรอกข อความถ งผ ส ง Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 23

26 การต ดตามเอกสารต กล บท หน าจอผ ส ง ระบบจะส งเร องค นผ ส ง โดยแสดงท หน าหล ก เมน เอกสารส งค น ด ง ร ป เม อกดเข ามา จะพบรายการเอกสารท ส งค น ระบบจะเก บประว ต การร บ-ส ง และต กล บ พร อมข อความไว ส าหร บต ดตามเอกสารในหน าต ดตามเอกสาร ด งน หน าจอแสดงรายการเอกสารของผ ส ง จากหน ารายการเอกสารของผ ส ง สถานะเอกสารเป น ต กล บ เม อกดต ดตามเอกสาร (กดท เลขท เอกสาร) ท หน า ต ดตามเอกสาร สามารถตรวจสอบประว ต การต กล บ-ด งกล บได 2 ว ธ ค อ กดท ด บ นท กแบบตาราง 2 กดท ว นท ส ง ของผ ส ง จะเห นประว ต เช นเด ยวก น Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 24

27 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส INFOMA:WebFlow สร าง/ทะเบ ยนเอกสารส งภายใน เป นการออกเลขท เอกสารระด บหน วยงาน ท ผ ลงนามเป นผอ.ฝ าย สามารถท าการออกเลขท เอกสารส งไป หน วยงานต าง ๆ ภายในหน วยงาน สามารถด าเน นการ ด งน 1.เล อกเมน สร าง/ทะเบ ยนเอกสารส งภายใน 2.ป อนรายละเอ ยดของเอกสาร 3. ระบบจะให เลขท เอกสารอ ตโนม ต น บเฉพาะล าด บ 4. เล อกข นตอนการท างานต อไป เช น เฉพาะหน วยงานท ออกเท าน น บ นท กการท างาน, ส งหน วยงานท เก ยวข อง หมายเหต หากเป นการส งออกไปหน วยงานภายใน ท ย งไม ใช ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส สามารถท าการ บ นท กการท างาน และป ดงานได สร าง/ทะเบ ยนเอกสารส งภายนอก การออกเลขท เอกสารในห วข อน เป นการออกเลขท ส าหร บต ดต อระหว าง สวทช.ก บหน วยงานภายนอก ม หล กเกณฑ ในการน บเลขรวมต อก นท งองค กร ระบบจะท าการน บเลขท เอกสารต อก นไปเร อยๆ ต อไปผ ใช ท ม ส ทธ ในการออกเลขท เอกสารได สามารถขอเลขผ านระบบ โดยจะต องทราบรห สผ าน จ งจะสามารถใช ระบบได ม ข นตอนการปฏ บ ต งาน ด งน 1. เล อกเมน สร าง/ทะเบ ยนเอกสารส งภายนอก 3. ป อนรายละเอ ยดต างๆ ของเอกสาร 2. จากน นป อนรห สผ าน 4. ระบบจะให เลขท เอกสารอ ตโนม ต โดยน บเร ยง ร วมก นท งองค กร 5. ระบบจะเก บงานเข าทะเบ ยนรวมให โดยอ ตโนม ต Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 25

28 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส INFOMA:WebFlow การใช งานเอกสาร การใช งานเอกสาร หร อส งการเอกสารโดยผ ใช เข ามาท หน ารายละเอ ยดเอกสาร ระบบถ อเป นท รวม ค าส งการท งหมดในแต ละเร อง ส าหร บการเข าหน าจอรายละเอ ยดของเร องผ ใช สามารถมาได จากหลายข นตอนซ งเป น การท างานในห วข อต าง ๆ ด งน 1. หน งส อรระหว างด าเน นการ กดเลขทะเบ ยน หน ารายละเอ ยดเอกสาร เล อกค าส งการ 2. ลงทะเบ ยนร บส ง (ลงร บเอกสาร, สร าง/ทะเบ ยนเอกสาร) แนบเอกสาร หร อ กดด าเน นการต อ หน ารายละเอ ยดเอกสาร เล อกค าส งการ 3. ทะเบ ยนรวม (เอกสารร บเข า, เอกสารภายในหน วยงาน, เอกสารออกภายนอก) กดเลขทะเบ ยน หน ารายละเอ ยด เล อกค าส งการ 4. ค นหาเอกสาร (หน าผลล พธ ) กดเลขทะเบ ยน หน ารายละเอ ยด เล อกค าส งการ ส งการเอกสาร กด เลขทะเบ ยน ระบบจะแสดงรายละเอ ยดเอกสารพร อม ป มค าส งการท งหมดบนหน าจอ เพ อด าเน นงานก บเอกสาร เร องท เป นตามว ตถ ประสงค ในหน ารายละเอ ยดเอกสาร ผ ใช สามารถส งการหร อใช งานในห วข อการท างานต างๆ ตามเมน แล ว และย งสามารถกดท เลขท เอกสาร เพ อต ดตามงาน ซ งเป นการต ดตามข นตอนการเด นเอกสาร หร อ กดท เคร องหมายเอกสารแนบด านล าง เพ ออ านเอกสารประกอบแนบเร อง ต ดตามงาน อ านเอกสาร รายละเอ ยดเอกสาร Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 26

29 การแก ไขเอกสาร กรณ ท ผ ท เก ยวข องก บเอกสารต องการป อนรายละเอ ยดเพ มเต ม หร อแก ไขข อม ลท ม การผ ดพลาดให เก ยวก บ รายละเอ ยดต างๆ ผ ใช สามารถกดป ม แก ไข ท หน ารายละเอ ยด แก ไขรายละเอ ยด ผ ใช สามารถท าการแก ไขข อม ลในช องท ได ป อนไปแล ว เพ อท าการแก ไขให ถ กต องหร อม รายละเอ ยดเพ มข นกว าเด ม หล งจากแก ไขแล ว กดป ม ตกลง เพ อย นย นการแก ไข โดยผลของการแก ไข ระบบจะเก บข อม ลก อนการแก ไข และ ภายหล งการแก ไข เพ อเป นประว ต ของข อม ลในการต ดตามเร องได การป อนค าส งการ หร อ บ นท กการปฏ บ ต งาน การป อนค าส งการ ถ อเป นข นตอนของการ บ นท กการท างาน หร อการด าเน นงานของหน วยงานท เก ยวข อง ก บเอกสาร ส าหร บเป นประโยชน ในการประสานงาน และการให ข อม ลในการด าเน นงาน โดยผ ใช กดท ป ม บ นท กงาน ระบบจะแสดงหน าจอส าหร บป อนค าส งการ หร อบ นท กการท างาน โดยระบบจะแสดงบ นท กงานเด ม ให ทราบด านล าง และผ ใช ป อนค าส งการ หร อบ นท กการปฏ บ ต จากน นตอบ ตกลง เป นการย นย นการท างาน บ นท กการท างาน Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 27

30 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส INFOMA:WebFlow การส งเอกสาร กรณ ท หน วยงานต นทาง ต องการส งเอกสารถ งหน วยงานท เก ยวข อง ผ ใช สามารถกดป ม ส ง ท หน าจอ รายละเอ ยด ระบบจะแสดงโครงสร างของหน วยงาน เพ อให ผ ส งเล อกหน วยงานปลายทาง ท จะส งเร องไป การส งเอกสาร หล งจากเล อก โดยการย ายหน วยงานท ต องการส งให จากการกดป ม ย ายเข า หากเล อกผ ดสามารถกดช อหน วยงานท ย ายเข าไป และกดป ม ย ายออก ได เม อเล อกถ กต องเร ยบร อยแล ว ให กดป ม ย นย นส ง เพ อส งข อม ลไปย งหน วยงาน ปลายทาง หากผ ใช ต องการส งเอกสารเข าระบบ Mail สามารถท าได โดยการเล อกหน วยงานท ต องการส ง จากน นกดป ม .. เพ อส งไปย ง mail ท ระบ ไว ได อ กทางหน ง การป ดงาน หร อ ส งจบงาน เอกสารบางเร องหากผ ใช ร บเร องจากหน วยงานอ น หร อออกจดหมายเพ อส งไปภายนอกท ไม ได ใช ระบบ สารบรรณอ เล กทรอน กส หร อ ส งจบเร องในหน วยงาน ในหน ารายละเอ ยดของเร องท ต องการส งป ดผ ใช กดป ม ป ดงาน กดป ม ตกลง เพ อย นย น การป ดงาน หน าจอป ดงาน Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 28

31 การลบเอกสาร และ การยกเล กเอกสาร การลบเอกสาร เอกสารท ผ ใช ได จ ดท า (ออกเลขท ในระบบไปแล ว ย งไม กดส งหน วยงานใดๆ ) สามารถส งลบออกจากสม ด งานได โดยกดป ม ลบเอกสาร และตอบ ตกลง เพ อย นย นการลบเอกสารออกจากสม ดงาน เม อลบเอกสารแล ว จะไม สามารถค นหาเอกสารน นได อ ก เลขทะเบ ยนเอกสารท ลบไปน นจะเป นเลขว าง ผ ใช สามารถน าเลขทะเบ ยนท ลบไปน นมาใช ได อ ก โดยพ มพ เลขทะเบ ยนน น ในช องเลขทะเบ ยน เช นเด ยวก บ ว ธ การแทรกเลขทะเบ ยน การยกเล กเอกสาร เอกสารท ผ ใช จ ดท าข น สามารถยกเล กเอกสารได โดยกดไปท เลขทะเบ ยนเอกสารท ต องการยกเล ก แล วกด ป ม ยกเล ก ตอบ ตกลง แล วจะม ส ญล กษณ (Stop) ข นมาท บเลขทะเบ ยนไว การส งยกเล กเอกสาร จะย ง สามารถค นหาการตรวจสอบตามล กษณะน หมายถ งหน วยงานหร อผ ใช ต องการระง บเร องไว ก อน โดยท ไม ต องส งไป ย งหน วยใดๆเพ อตรวจสอบเอกสารให ถ กต องช ดเจนอ กคร ง ระบบจะด าเน นการให โดยเปล ยนเคร องหมาย เป น ห ามด าเน นการ Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 29

32 ระบบสารบรรณอ เล กทรอน กส INFOMA:WebFlow การตรวจสอบและส นส ดการตรวจสอบ การตรวจสอบ ในกรณ น ผ ใช ต องท าส ญญาล กษณ เพ อตรวจสอบเร องหร อส งระง บเร องท งหมดไว ก อนโดยผ ใช เล อกเร องท ต องการตรวจสอบแล วให กดล กศรช ลงท เลขทะเบ ยนจะเข าไปท หน าจอรายละเอ ยด จากน นกดป ม ตรวจสอบเร องท เล อกตรวจสอบจะไม สามารถแก ไขและส งต อหน วยงานใดๆได และเร องท เล อกน นจะเก ดส ญญล กษณ ดาวเข ยว เป นการแสดงการขอตรวจสอบ การส นส ดการตรวจสอบ เม อการขอตรวจเอกสารเสร จส นแล ว ก อนท ผ ใช จะด าเน นการใดๆ ต อเอกสารเร องน นผ ใช จะต องท าการ ส นส ดการตรวจสอบเส ยก อนจ งจะด าเน นการได ผ ใช เล อกเร องท ม ดาวส เข ยว จากน นคล กท ป มส นส ดการตรวจสอบ ระบบจะแสดงภาพมาท หน า ส นส ดการ ตรวจสอบ กดป มและตอบตกลงเพ อย นย นการย ต การตรวจสอบเอกสารระบบจะเปล ยนเร องเป นสถานะเด มก อนการส ง ตรวจสอบ และสามารถด าเน นการใดๆต อเร องน นได ตามปกต Copyright by Excel Link Co., Ltd. All Right Reserved. หน า - 30